Какие документы необходимо оформить для возмещения работникам расходов на ГСМ?

Comments

• Добрый день.
  А что это за работники (профессии, должности), которым установлен разъездной характер работ?
• Добрый день!
  

  Цитата: В связи с открытием строительного объекта относительно недалеко от города нахождения офиса, работники стали ездить на объектна собственных машинах

  А когда они ездили на "электричках и прочем транспорте", Вы им что-то оплачивали?
• Добрый день!
  
  Должности - это инженера проектов. Им приходится контролировать работу на разных строительных объектах и ездить между ними на автобусе не удобно. 
  И проще и быстрее ездить на авто. В больше случаев объекты находятся за пределами города и поездка на авто в одну сторону занимает 1 час. 
  Раньше все объекты были в других городах, куда можно было добраться по ж/д или авиа.
  
  Подвижный характер работ установлен всем сотрудникам, работающим на строительном объекте - монтажники и инженера.
  За данный характер работ сотрудникам выплачивается компенсация (в зависимости от места нахождения строит.объекта).
  
  Да, расходы на электричку мы возмещали, но для мобильности сотрудника, такой способ поездок не очень удобен.
• На собственные автомобили, не оформленные в аренду, оформляют обычно не путевой, а маршрутный лист. Ну и размер компенсации, принимаемой в налоговом учете, в этом случае будет ограничен суммой 1200 руб. в месяц.
  Поэтому я бы пошла по пути оформления договоров аренды, установления нормы расхода ГСМ и заполнения путевых листов.
  Также напомню, что в любом случае (в маршрутном ли, в путевом ли листе) начальный (конечный) пункт маршрута (до объекта и обратно) прописывать безопаснее не по месту проживания работника, а по адресу офиса.
  Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)
  Минфин высказался об учете компенсации за использование работником личного автомобиля и стоимости ГСМ
  Расходы на компенсацию стоимости ГСМ работникам, которые используют личный автомобиль в служебных целях, можно списать в пределах установленных норм
  Минфин уточнил, в каком случае организация может учесть в расходах стоимость бесплатного проезда сотрудников к месту работы и обратно
  Минфин напомнил условия, при соблюдении которых организация может учесть расходы на доставку работников до места работы и обратно
• Александра, компенсация за пользование авто нас не выплачивается. Договор аренды заключать не хотят, т.к. надо платить налоги. 
  Сошлись на возмещении ГСМ и износ авто.
  
  Если вы возмещаем расходы на ГСМ, разве не правильный будет составлять именно путевой лист?
• Цитата: Сошлись на возмещении ГСМ и износ авто.

  На каком основании?
  Оформили вы это на бумаге или нет, но какая-то сделка между работником и работодателем безусловно имеет место быть. Либо договоренность об использовании личного автомобиля в производственных целях (но тогда автоматически всплывает начисление компенсации и ограничение ее размера), либо аренда авто на время поездок туда-обратно (тогда нужно начислять арендную плату), либо ссуда работником своего автомобиля организации (у последней при этом возникает внереализационный доход в размере арендной платы).
  Поэтому я бы рекомендовала вам определиться и оформить документы так, чтобы характер сделки прочитывался в них четко и однозначно. Иначе нынешняя экономия на налогах может обернуться в будущем потерей гораздо больших сумм.
  

  Цитата: Если мы возмещаем расходы на ГСМ, разве не правильный будет составлять именно путевой лист?

  Только в том случае, когда четко прослеживается связь между организацией и автомобилем. А ФЛ на свои поездки путевые листы не заполняют.
• Тогда я не совсем понимаю. В ст.188 ТК сказано, что 
  

  Цитата:Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работникаПри использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работникувыплачивается компенсация за использование,износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику,а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

  Честно говоря, из данного прочтения мне видится три статьи:
  - сама компенсация
  - износ
  - ГСМ (расходы, связанные с использованием имущества)
  
  Почему же все упирается в компенсацию 1200?(риторический вопрос) Надеялась, что можно либо так, либо так.
  
  Хорошо, если рассмотреть такой вариант - в БУ и НУ устанавливается одинаковый размер компенсации (1 200), ГСМ и сумма амортизации в БУ принимается по фактическим затратам на основании расчетного документа, в НУ-0.
  
  Если рассматривать вариант аренды авто без экипажа. То в расходы в НУ можно включить аренду, гсм и другие затраты. Правильно понимаю, что износ авто будет "включен" в сумму арендных платежей? Ну и соответственно, аренда будет выплачивать не за месяц, а за фактические дни? А ГСМ по фактическим затратам?
  Опять же, в статье "Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)" указано, есть риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник.
  
  Нашла на сайте статью: Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо / Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо
  Где сказано: 
  Затраты на ГСМ
  

  Цитата:Много путаницы возникает из-за списания расходов на бензин в ситуации, когда сотруднику-собственнику машины выплачивается компенсация. Суть всех неясностей сводится к следующему: может ли компания помимо компенсации выдавать работнику-владельцу машины деньги на бензин и отразить их в учете? Или компенсация уже включает в себя стоимость горюче-смазочных материалов, и списать их повторно нельзя?Некоторые эксперты полагают, что затраты на топливо входят в компенсацию. Подобную позицию несколько лет назад высказывал и Минфин России (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140).Однако, на наш взгляд, компенсация и возмещение стоимости топлива — это две независимые выплаты, причем одна не исключает другую. Такой вывод прямо следует из статьи 188 ТК РФ, где компенсация за износ личного имущества упомянута отдельно от возмещения расходов, связанных с его использованием. Значит, организация вправе учесть при налогообложении деньги, выданные сотруднику на бензин, в обычном порядке, то есть на основании путевых листов и чеков автозаправочной станции.

  Я понимаю, что это мнение автора, но я с ним согласна. Насколько возможно отстоять данную точку зрения перед налоговиками? Может суды какие были
• Цитата: из данного прочтения мне видится три статьи:- сама компенсация- износ- ГСМ (расходы, связанные с использованием имущества)Почему же все упирается в компенсацию 1200?(риторический вопрос) Надеялась, что можно либо так, либо так.

  Упирается только в налоговом учете (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ и ПП РФ от 08.02.2002 № 92), а насчет бухгалтерского учета действительно никаких жестких ограничений нет.

  Цитата: если рассмотреть такой вариант - в БУ и НУ устанавливается одинаковый размер компенсации (1 200), ГСМ и сумма амортизации в БУ принимается по фактическим затратам на основании расчетного документа, в НУ-0.

  Да,только так.
  Минфин высказался об учете компенсации за использование работником личного автомобиля и стоимости ГСМ

  Цитата: Если рассматривать вариант аренды авто без экипажа. То в расходы в НУ можно включить аренду, гсм и другие затраты. Правильно понимаю, что износ авто будет "включен" в сумму арендных платежей?

  Понимаете правильно.

  Цитата: Ну и соответственно, аренда будет выплачивать не за месяц, а за фактические дни?

  Там будут конечно свои сложности, связанные с оформлением акта приема-передачи имущества в аренду и обратно, но думаю можно как-то прописать в договоре, что работник имеет право использовать автомобиль и в личных нуждах, строго фиксируя в путевых листах не только маршрут, но и время поездок в интересах работодателя. И если какое-то происшествие с автомобилем случается за пределами этого времени, то ответственность за него возлагается на работника, а не на работодателя.

  Цитата: А ГСМ по фактическим затратам?

  Да, на основании записей в путевом листе и с учетом утвержденных норм расхода топлива.

  Цитата: Я понимаю, что это мнение автора, но я с ним согласна. Насколько возможно отстоять данную точку зрения перед налоговиками? Может суды какие были

  Это Вы и сами можете поискать в интернете, если готовы вступать в судебные тяжбы с ИФНС.
• Еще уточняющий вопрос. 
  
  Размер компенсации обязательно должен быть установлен в фиксированной сумме? 
  
  Можно ли установить компенсацию, исходя только из стоимости ГСМ и износа. Допустим, компенсация в БУ составила 4 000 (3 000 - ГСМ, 1 000 - износ), а в НУ отразить 1200.
  Или все таки: статья "компенсация" должна быть в общей сумме "компенсации". То есть как я предлагала ранее: компенсация + ГСМ + износ?
  Извините за тавтологию.
• Добрый день!
  

  Цитата: Размер компенсации обязательно должен быть установлен в фиксированной сумме?Можно ли установить компенсацию, исходя только из стоимости ГСМ и износа. Допустим, компенсация в БУ составила 4 000 (3 000 - ГСМ, 1 000 - износ), а в НУ отразить 1200.Или все таки: статья "компенсация" должна быть в общей сумме "компенсации". То есть как я предлагала ранее: компенсация + ГСМ + износ?

  Компенсация может быть, как в фиксированной форме (без представления подтверждающих документов), так и в форме оплаты фактических расходов (с представлением подтверждающих документов).
  Как в комплексном виде, так и только оплаты одной из составляющих.
  
  Успехов!
• Спасибо всем!